医药企业应用电子合同 推动行业合规发展

近日,为规范医药代表学术推广行为,促进医药产业健康有序发展,国家药品监督管理局网站发布了医药代表备案管理办法(以下简称“办法”),规定“截至2020年12月1日,各家医药公司需要完成医药代表备案”,“药品上市许可持有人如果要使用医药代表个人身份信息完成医药代表备案以及在国家平台公示信息时需要获得医药代表授权。”

随着医药行业的发展,国家对于个人信息的收集规范及授权要求愈发严格。对于多数医药代表分布在全国各地的药企而言,如何高效合规地收集员工的个人信息成为共同痛点,推动医药企业尝试电子签约解决方案。

图片来源:国家药品监督管理局

图片来源:国家药品监督管理局

医药行业人力资源场景的电子签约应用

在电子签约推广过程中,人力资源场景往往是最佳切入点,为企业拓展其他场景提供应用基础。目前电子签约在医药行业中应用最多的也是在人力资源场景。第三方电子签约SaaS平台可以和企业IT系统对接,签署在职/离职证明、入转调离协议、个人信息收集、保密协议、竞业协议、员工手册等,轻松解决信息备案、授权书确认等需求痛点。

上海医药集团就是比较典型的案例。作为沪港两地上市的大型医药产业集团,上海医药在医药研发与制造、分销与零售全产业链都实现了覆盖,是中国医药领域中历史悠久、规模庞大的医药企业之一。

截止2018年底,上海医药员工数量已接近5万,下辖多家子公司,人事架构复杂。集团的人力资源管理任务十分繁重。经过多方筛选,上海医药决定引入上上签电子签约(以下简称“上上签”)平台,以电子化的方式处理员工劳动合同的签署和管理。

借助上上签平台,上海医药集团可以批量生成、发送电子劳动合同、员工手册等文件,并利用上上签的活体识别、验证码、签约密码、数字证书等技术确保员工本人签署,保障合同的法律效力。HR部门可以制定详细的合同审批、签署、管理流程,并实时跟踪每份合同的签署状态,整体工作效率提升了60%以上,投入的人力、财力也大幅降低。针对集团管理的需求,上上签还提供了账号权限分级、印章管理等适合大型集团公司的管理功能。

医药行业物流场景的电子签约应用

考虑到业务长期发展,越来越多的企业会选择扩展电子签约的应用场景。除了人力资源领域,物流供应链也是电子签约在医药行业常见的使用场景。

通常在物流供应链的流程中,企业内外部都有不少单据需要经过层层传递盖章审批,例如:物流回单、采购单、对账单、返利单等。费时费力且不容易维护。

电子签约的最大优势是可以将合同审批流程与电子签约系统结合。在系统中完成流程后,相关电子文件即可自动完成签署,异地签署十分便捷,无需担心签收不及时和未来维护查询的问题。

以华欣物流为例,作为一家涵盖常温及温控药品、疫苗、诊断试剂、临床医药、医疗器械、医美保健等产品的国内运输配送及其增值服务的企业。今年以来,随着物流业务的迅猛发展,传统的纸质签约已经无法满足业务增长的需求,加之疫情期间,签约需要零接触、零传播,华欣物流决定引入上上签的电子签约技术,在供应链场景中实现与货车司机承运协议的线上签署、线上管理等合同全生命周期智能管理。

通过上上签,华欣物流总部可直接在线上向全国各地的货车司机发起承运协议。无需纸质合同打印或寄送,也不需要到现场核验,货车司机使用手机几分钟内就能完成实名认证进行签署。在降本增效的同时,规避了企业之前较为头疼的代签、漏签等法律风险。

电子签约助力互联网医疗发展

数字化时代为互联网医疗业的发展提供了得天独厚的条件,电子签约在医药行业的应用场景也日益广阔。从我国《互联网诊疗管理办法(试行)》和《电子病历应用管理规范(试行)》来看,“开展互联网诊疗活动,在线开具的电子处方单必须具有医师电子签名;电子病历系统可以使用电子签名进行身份认证”。

由此可见,互联网时代的医疗活动天然就需要结合电子签约能力。医药企业在外部合作、线上诊疗等场景下也开始使用电子签约。

以讲者协议的签署为例。药企的市场部门和业务部门通常会邀请外部讲师提供讲座等服务,企业需要与讲师签订讲者协议,用来约束讲者的开会义务与获益权利,并根据讲者协议进行财务报账。传统纸质签署时间滞后、操作繁琐且存在法律风险,不利于药企合规建设。电子签约场景下,讲师在接收到药企发送到手机的签署链接后,可直接点击链接完成实名认证和合同签署。

在线诊疗电子签约场景下,医生在通过电子签约平台的实名认证之后入驻平台,为患者诊断之后,可直接开具电子处方、会诊报告等文件,通过平台完成签署。药剂师在核对医生签名之后,根据处方完成配药。

上上签通过区块链、数字签名、时间戳等技术,确保每一份处方的签署过程都合法合规,内容不可篡改,可供患者随时调阅和查看。

结语

综合来看,无论是从降本增效还是行业安全合规的角度,医药行业推动电子签约应用已是大势所趋。更有意义的是,借助电子合同在企业内部的应用拓展,可以将企业的ERP、CRM系统与供应商/经销商数据、合同数据相关联,形成信息管理、合同管理的线上化、电子化,赋能企业整体业务的发展。

企业在内部进行电子签约场景的拓展时,往往会遇到多业务线的管理问题:当其中一条业务线实现了电子签约之后,其他独立的业务线若想使用电子签约,往往涉及数据权限的区分。对内区分,而对外又要以统一的主体身份去运作。如果每条业务线单独选型,则会造成系统的重复建设和资源浪费。

因此,企业需尽早规划电子签约实施路径,尤其是重点考虑是否能通过一家电子签约平台实现对合同进行授权区分和数据区分,满足不同部门、不同业务查看与之对应状态的合同内容,同时做到数据隔离。

（编辑：应用网_阳江站长网）

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